Apa Itu Google Drive, Fungsi, Kelebihan dan Cara Menggunakannya

Bagi para pekerja kantoran atau mahasiswa, kamu pasti sering berhadapan dengan berbagai macam file. Mulai dari dokumen pekerjaan, tugas kuliah, hingga foto dan video. Justru dengan banyaknya data yang disimpan ini menjadi tantangan sendiri untuk mengelolanya dengan baik.

Salah satu solusi cerdas yang bisa digunakan untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan menggunakan layanan penyimpanan berbasis online seperti Google Drive. Dengan Google Drive, kamu bisa mengorganisir semua data dengan rapi dalam folder-folder yang berbeda-beda.

Selain itu, Google Drive juga bisa diakses dari berbagai perangkat, sehingga kamu bisa bekerja dari mana saja dan kapan saja.

Agar kamu lebih paham mengenai Google Drive, artikel ini akan memberikan penjelasan lengkap tentang Google Drive. Simak informasi selengkapnya di bawah ini!

Pengertian Google Drive

Dilansir dari GCF Global, Google Drive adalah layanan gratis dari Google yang memungkinkan kita untuk menyimpan data secara online dan dapat mengaksesnya di mana saja menggunakan cloud. Google Drive juga memberikan kita akses ke aplikasi berbasis web gratis untuk membuat dokumen, spreadsheet, presentasi, dan lain-lain.

Saat ini Google Drive menjadi aplikasi penyimpanan yang sangat populer, khususnya di Indonesia. Google Drive secara resmi diluncurkan pada tahun 2012 lalu oleh Google. Sebagai produk Google, para pengguna Google Drive hanya diminta untuk login akun Google saja untuk bisa menggunakan cloud ini.

Google Drive dapat digunakan secara gratis, namun dengan ruang penyimpanan yang terbatas sebesar 15 GB. Apabila ruang penyimpanan tersebut dianggap kurang, maka para pengguna bisa memakai layanan cloud yang lebih besar secara berbayar.

Ketika login, para pengguna langsung bisa menikmati berbagai fitur dan layanan di dalamnya, termasuk mengirim file, melakukan pengeditan file, back-up data, dan sebagainya. Selain itu, Google Drive secara otomatis akan langsung terhubung dengan berbagai produk Google lainnya, seperti Google Document, Gmail, Google Sheets, dan lain-lain.

Dengan begitu, maka akan lebih memudahkan para pengguna untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan yang sedang ditanganinya, meski hal tersebut juga dilakukan bersama tim sekalipun. Google Drive memungkinkan beberapa orang bisa bekerja sama dengan lebih mudah dan cepat secara online.

Fungsi Google Drive

1. Share File

Google Drive memungkinkan pengguna untuk berbagi file secara langsung tanpa pengaturan yang sulit. Dengan hanya satu tautan, pengguna lain dapat dengan mudah dan cepat mengakses serta mengunduh data.

2. Menyimpan File

Fungsi utama Google Drive yaitu untuk menyimpan dan menjaga keamanan data. Google Drive dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis file seperti dokumen, foto, audio, dan video.

3. Menyimpan Link

Kamu bisa saja ingin mencoba kembali mencari tautan yang sebelumnya pernah dibuka, namun sulit untuk menemukannya. Untuk mengatasi hal tersebut, Google Drive dapat digunakan untuk menyimpan tautan dari situs website.

Caranya pun cukup mudah, kamu bisa menginstal ekstensi Google Drive yang ada di Google Chrome. Kemudian klik segitiga pengungkapan di browser untuk menyimpan tautan yang baru saja dibuka. Jika tautan berada di tengah halaman, kamu dapat menyimpan tautan dengan cara klik kanan tautan dan memilih 'Save Link to Google Drive'

4. Backup Data

Google Drive juga dapat digunakan untuk mencadangkan data dari berbagai perangkat yang terhubung dengan Google Drive.

5. Edit Data

Google Drive memiliki fitur yang dapat mengedit berbagai macam file seperti Docs, Spreadsheet, Slide, dan lain-lain. Prosesnya pun sangat mudah, kamu bisa memilih file yang ingin diedit, lalu buka file dengan layanan yang serupa. Setelah itu, file akan terbuka dan kamu bisa mengedit sesuai dengan keinginan. Proses perubahan data yang telah dibuat akan secara otomatis disimpan di dalam Google Drive.

Kelebihan Google Drive

1. Backup dan Sinkronisasi

Google Drive memungkinkan pengguna untuk mencadangkan data penting dari berbagai perangkat, seperti untuk mencadangkan dokumen, foto, dan video. Dengan begitu, data-data yang telah dicadangkan akan aman meskipun perangkat rusak atau hilang.

2. Kolaborasi Real Time

Google Drive mempunyai kemampuan untuk pengguna berkolaborasi secara real-time pada dokumen yang sama. Jika sedang melakukan kerja tim, hal ini sangat bermanfaat karena pengguna lain dapat melihat perubahaan yang dibuat, menambahkan komentar, hingga mengedit dokumen bersama-sama.

3. Kemudahan Berbagi Data

Pengguna Google Drive dapat membagikan file atau folder yang disimpan dengan pengguna lain melalui sebuah tautan. Dalam hal ini, kamu dapat mengatur pengaturan izin sesuai kebutuhan, seperti memberikan akses hanya untuk melihat atau mengedit.

4. Integrasi dengan Aplikasi Lain

Google Drive memudahkan para pengguna dalam mengerjakan pekerjaannya karena telah terintegrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides, serta aplikasi pihak ketiga seperti Slack, Trello, dan DocuSign.

5. Penyimpanan Data Besar

Jika membutuhkan penyimpanan data yang sangat besar, Google Drive menawarkan solusi yang tepat. Dengan opsi penambahan kapasitas sesuai kebutuhan, hal ini memungkikan para pengguna dapat menyimpan file-file besar yang mungkin sulit disimpan di dalam perangkat.

Bagaimana Cara Menggunakan Google Drive?

Mungkin masih ada yang bertanya-tanya cara menggunakan Google Drive. Sebenarnya tidaklah mudah, kamu hanya perlu menyiapkan beberapa hal, seperti:

Memiliki Akun Google

Pastikan memiliki akun Google atau akun gmail. Tanpa akun Google, kamu tidak akan bisa mengakses Google Drive. Jika belum memiliki akun, kamu dapat mendaftar dengan mengunjungi situs web Google dan ikuti langkah-langkah pendaftaran.

Memahami Kapasitas Penyimpanan

Setiap akun akan diberikan ruang penyimpanan Google Drive sebesar 15 GB secara gratis. Ruang penyimpanan ini dapat digunakan dengan aplikasi lain seperti Google Drive, Gmail, Google Photos, dan sebagainya.

Jika membutuhkan kapasitas lebih, maka kamu dapat berlangganan Google One dengan kapasitas mulai dari 100 GB hingga 2TB atau lebih.

Cara Menggunakan Google Drive di PC

Buka Browser dan Kunjungi Google Drive: Hal pertama, buka browser dan kunjungi situs web “google.co”'. Setelah itu, klik ikon menu yang berada di kanan atas dan pilih “Drive”.
Login Akun Google: Pastikan untuk login akun Google. Masukkan email dan password akun Google kamu.
Unggah File ke Google Drive: Pada halaman utama, kamu akan melihat ikon tambah (+). Klik ikon tersebut, lalu pilih 'Unggah File' atau 'Unggah Folder' untuk menyimpan file atau folder dari PC ke Google Drive.
Mengelola File: Kamu dapat mengatur file dengan membuat folder, mengganti nama file, memindahkan file antar folder, dan menghapus file yang tidak diperlukan.
Berbagi File dari PC: Pilih file yang ingin dibagikan, klik kanan, lalu pilih 'Bagikan'. Kamu dapat menambahkan alamat email penerima atau membagikan file melalui tautan.

Cara Menggunakan Google Drive di Smartphone

Unduh Aplikasi Google Drive: Hal pertama yaitu mengunduh aplikasi Google Drive di Play Store atau App Store.
Login ke Akun Google: Setelah aplikasi terinstal, buka Google Drive dan login dengan akun Google kamu.
Mengunggah File ke Google Drive: Ketuk ikon tambah (+) yang ada pada layar aplikasi, pilih opsi “Unggah”. Lalu pilih file yang ingin diunggah. File yang berhasil diunggah akan tersimpan di Google Drive dan dapat diakses kapan saja.
Membuat Folder: Klik ikon tambah (+) pada layar, pilih “Folder”, beri nama folder sesuai dengan keinginan, dan pindahkan file yang ingin dikelompokkan ke dalam folder tersebut.
Berbagi File: Pilih file yang ingin dibagikan, klik ikon berbagi, lalu masukkan alamat email penerima atau salin tautan yang dapat dibagikan.

Itulah penjelasan lengkap mengenai Google Drive. Google Drive saat ini menjadi sebuah ruang penyimpanan yang sangat bermanfaat di dunia digital. Dengan kemampuannya dalam menyimpan file, mencadangkan, hingga berbagi file dengan mudah, Google Drive membantu para penggunanya untuk dapat mengelola data mereka secara mudah dan cepat.

Memahami bagaimana cara menggunakan Google Drive akan membantu kamu dalam menyelesaikan pekerjaan atau tugas dengan optimal. Jika ingin belajar lebih dalam tentang teknologi digital? Bergabunglah dengan jurusan Bisnis Digital di Cakrawala University.

Di sini, kamu akan belajar bagaimana cara memanfaatkan berbagai tools digital seperti Google Drive untuk mencapai kesuksesan dalam dunia kerja. Yuk, segera daftarkan dirimu ke Cakrawala University dan bersiap untuk meraih kesuksesan bersama kami!