Tools Manajemen Operasional yang Perlu Dikuasai!

Di dunia kerja, perusahaan butuh orang yang bisa bikin proses kerja lebih rapi dan efisien. Karena itu, tools manajemen operasional jadi skill penting yang banyak dicari industri saat ini. Tools ini membantu perusahaan mengatur alur kerja, kualitas, dan target operasional.

Yuk, simak tools manajemen operasional yang wajib kamu kenal sejak sekarang!

Key Takeaways

Mulai dari pengendalian kualitas, perencanaan, hingga pengambilan keputusan berbasis data, tools manajemen operasional membantu perusahaan bekerja lebih efisien dan terstruktur.
Mahasiswa atau fresh graduate yang terbiasa menggunakan tools operasional lebih cepat beradaptasi saat magang maupun kerja pertama.
Jurusan Manajemen Universitas Cakrawala membekali mahasiswa dengan tools yang relevan dengan dunia kerja. Dengan kurikulum berbasis industri, magang sejak awal, dan dukungan dosen praktisi, Universitas Cakrawala menyiapkan lulusan yang siap bersaing di dunia profesional.

Apa Itu Tools Manajemen Operasional?

Tools manajemen operasional adalah berbagai alat, metode, atau sistem yang digunakan perusahaan untuk membantu mengelola, mengontrol, dan meningkatkan proses operasional sehari-hari.

Tools ini berperan penting agar aktivitas bisnis berjalan lebih terstruktur, efisien, dan sesuai dengan target yang ditetapkan. Tools-nya bisa berbentuk sistem digital, metode analisis, sampai kerangka kerja yang mendukung pengambilan keputusan.

Dengan kata lain, tools manajemen operasional tidak selalu berupa software. Beberapa tools bersifat konseptual, seperti Key Performance Indicators (KPI), diagram alur proses, atau metode evaluasi kinerja.

Software Manajemen Operasional

Tools Manajemen Operasional

Sumber: Freepik

Perangkat lunak (software)n manajemen operasional adalah tools berbasis teknologi yang digunakan untuk membantu perusahaan mengatur, mengotomatisasi, dan mengontrol aktivitas operasional sehari-hari.

Software ini memudahkan perencanaan kerja, pemantauan progres, hingga evaluasi kinerja secara lebih terstruktur dan real-time.

Dengan bantuan software, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual, meminimalkan kesalahan, serta meningkatkan koordinasi antar tim. Penggunaan software operasional juga membuat proses bisnis lebih transparan, karena data dan aktivitas dapat dipantau dalam satu sistem.

Berikut berbagai software tools manajemen operasional yang umum digunakan perusahaan untuk membantu mengatur, merencanakan, dan mengendalikan aktivitas kerja sehari-hari:

1. Manajemen Proyek dan Tugas

Tools manajemen proyek dan tugas merupakan bagian penting dari perangkat lunak manajemen operasional. Tools ini membantu tim dalam merencanakan pekerjaan, membagi tugas, mengatur deadline, serta memantau progres proyek agar tetap sesuai target.

Beberapa fungsi utama tools manajemen proyek dan tugas antara lain:

Mengatur daftar tugas dan prioritas kerja
Memantau perkembangan proyek secara visual
Mempermudah kolaborasi antar anggota tim
Mengurangi risiko keterlambatan pekerjaan

Berikut beberapa contoh tools manajemen proyek dan tugas yang banyak digunakan perusahaan:

Asana: Asana membantu tim mengelola proyek melalui tampilan yang rapi dan mudah dipahami. Fitur komunikasi di dalamnya mendukung koordinasi antar anggota tim agar pekerjaan tetap berjalan sesuai target.
Jira: Jira banyak digunakan oleh tim pengembang perangkat lunak untuk mengelola proyek secara terstruktur. Tool ini juga efektif untuk pelacakan bug dan pengembangan produk berbasis sprint.
ClickUp: ClickUp menawarkan solusi manajemen kerja yang cukup lengkap dalam satu platform. Tool ini dapat digunakan untuk mengelola tugas, proyek, hingga alur kerja operasional secara terintegrasi.
Trello: Trello menggunakan sistem papan, daftar, dan kartu dengan konsep Kanban untuk mengatur tugas secara visual. Tool ini memudahkan tim memantau progres kerja dan berkolaborasi secara real-time.
Microsoft Project: Microsoft Project cocok untuk pengelolaan proyek berskala besar dan kompleks. Tool ini menyediakan fitur perencanaan, penjadwalan, serta analisis proyek yang lebih mendalam.

Cek juga:

2. Komunikasi dan Kolaborasi Tim

Selain manajemen proyek dan tugas, tools komunikasi dan kolaborasi tim juga menjadi bagian penting dari software manajemen operasional. Tools ini membantu memastikan informasi tersampaikan dengan cepat, koordinasi antar tim berjalan lancar, dan pekerjaan bisa diselesaikan tanpa hambatan komunikasi.

Berikut beberapa tools komunikasi dan kolaborasi yang banyak digunakan perusahaan:

Google Workspace: Google Workspace menyediakan berbagai alat kolaborasi seperti Docs, Sheets, dan Drive yang dapat digunakan bersama secara online. Tool ini memudahkan tim bekerja secara kolaboratif, berbagi dokumen, dan berkomunikasi dalam satu ekosistem.
Slack: Slack memungkinkan komunikasi tim secara real-time melalui pesan, kanal khusus, dan integrasi dengan berbagai aplikasi kerja. Tool ini membantu mengurangi ketergantungan pada email dan mempercepat alur komunikasi internal.

3. Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning / ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem software yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform terpadu. Melalui ERP, perusahaan dapat mengelola data dan proses operasional seperti keuangan, produksi, persediaan, hingga sumber daya manusia secara terpusat.

Dalam manajemen operasional, sistem ERP berperan penting untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengambilan keputusan. Dengan data yang saling terhubung antar divisi, perusahaan dapat:

Memantau kinerja operasional secara menyeluruh
Mengurangi duplikasi pekerjaan
Memastikan proses bisnis berjalan lebih terkontrol

Metodologi dan Alat Kualitas (Quality Tools)

Selain perangkat lunak, tools manajemen operasional juga mencakup berbagai metodologi dan alat kualitas yang digunakan untuk menganalisis proses, memecahkan masalah, serta menjaga standar mutu operasional. Tools ini banyak dipakai untuk pengendalian kualitas dan peningkatan kinerja proses secara sistematis.

Sekelompok alat yang paling umum digunakan dikenal sebagai Seven Tools of Quality Control (7 QC Tools). Berikut penjelasannya:

Diagram Sebab-Akibat (Fishbone Diagram): Digunakan untuk mengidentifikasi penyebab utama dari suatu masalah operasional atau kualitas. Diagram ini membantu tim melihat masalah secara menyeluruh dari berbagai faktor, seperti manusia, metode, dan mesin.
Lembar Periksa (Check Sheet): Merupakan alat sederhana untuk mengumpulkan data secara terstruktur. Check sheet memudahkan pencatatan kejadian atau kesalahan yang sering muncul dalam proses kerja.
Diagram Pareto: Digunakan untuk menentukan prioritas masalah berdasarkan frekuensi kejadiannya. Prinsipnya adalah fokus pada sedikit penyebab yang berdampak besar terhadap masalah (konsep 80/20).
Histogram: Menampilkan distribusi data dalam bentuk grafik batang. Histogram membantu memahami variasi proses dan melihat pola yang mungkin tidak terlihat dari data mentah.
Diagram Pencar (Scatter Diagram): Digunakan untuk melihat hubungan antara dua variabel dalam suatu proses. Alat ini membantu menentukan apakah terdapat korelasi yang memengaruhi kinerja operasional.
Bagan Kendali (Control Chart): Berfungsi untuk memantau stabilitas proses dari waktu ke waktu. Control chart membantu mendeteksi variasi yang tidak normal sebelum menjadi masalah serius.
Stratifikasi (Stratification): Digunakan untuk mengelompokkan data berdasarkan kategori tertentu. Teknik ini membantu analisis lebih mendalam dengan memisahkan data sesuai sumber atau karakteristiknya.

Strategi dan Metode Manajemen Operasional

Selain perangkat lunak dan alat kualitas, strategi dan metode manajemen operasional juga berfungsi sebagai tools penting dalam mengelola proses bisnis. Pendekatan ini biasanya berbentuk filosofi atau kerangka kerja yang membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kinerja operasional secara menyeluruh.

Berikut beberapa strategi dan metode manajemen operasional yang banyak diterapkan perusahaan:

1. Lean Manufacturing

Lean Manufacturing berfokus pada pengurangan pemborosan (waste) dalam setiap proses operasional. Tujuannya adalah menciptakan alur kerja yang lebih efisien dengan tetap memberikan nilai maksimal bagi pelanggan.

Strategi ini mendorong perusahaan untuk:

Menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah
Mempercepat proses kerja
Meningkatkan produktivitas dan efisiensi sumber daya

2. Six Sigma

Six Sigma merupakan metode manajemen operasional berbasis data yang bertujuan mengurangi cacat dan variasi dalam proses. Pendekatan ini menggunakan analisis statistik untuk menemukan akar masalah dan meningkatkan konsistensi hasil kerja.

Six Sigma banyak digunakan untuk:

Meningkatkan kualitas proses
Menekan tingkat kesalahan
Mendukung pengambilan keputusan berbasis data

3. Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen yang menempatkan kualitas sebagai tanggung jawab seluruh organisasi. Fokusnya bukan hanya pada hasil akhir, tetapi juga pada perbaikan berkelanjutan di setiap proses kerja.

Penerapan TQM melibatkan:

Komitmen seluruh karyawan terhadap kualitas
Fokus pada kepuasan pelanggan
Evaluasi dan peningkatan proses secara berkelanjutan

Contoh Tools Manajemen Operasional yang Sering Digunakan

Tools Manajemen Operasional

Sumber: Freepik

Dalam praktik sehari-hari, inilah beberapa tools yang paling sering digunakan oleh perusahaan besar:

Enterprise Resource Planning (ERP): Dengan ERP, perusahaan dapat mengelola data secara terpusat sehingga proses operasional menjadi lebih rapi dan terkontrol.
Manufacturing Execution System (MES): Manufacturing Execution System (MES) digunakan untuk mengelola dan memantau proses produksi secara real-time di lingkungan manufaktur. Tool ini membantu perusahaan memastikan aktivitas produksi berjalan sesuai rencana dan standar kualitas.
Project Management Tools: Project management tools digunakan untuk merencanakan, mengatur, dan memantau proyek dari awal hingga selesai. Tools ini membantu tim menjaga progres pekerjaan, mengatur jadwal, dan memastikan proyek selesai tepat waktu.
Workflow Management Tools: Workflow management tools membantu mengatur alur kerja dan otomatisasi proses bisnis. Dengan tool ini, perusahaan dapat memastikan setiap tugas berjalan sesuai urutan dan mengurangi hambatan dalam proses operasional.
Business Process Management (BPM) Tools: Business Process Management (BPM) tools digunakan untuk memodelkan, menganalisis, dan meningkatkan proses bisnis secara berkelanjutan. Tool ini membantu perusahaan mengidentifikasi proses yang kurang efisien dan merancang perbaikan yang lebih optimal.

Cek juga:

Manfaat Menguasai Tools Manajemen Operasional Sejak Kuliah

Menguasai tools manajemen operasional sejak kuliah bikin kamu punya bekal nyata saat masuk dunia kerja. Perusahaan saat ini mencari lulusan yang tidak hanya paham teori, tapi juga mengerti proses kerja, pengambilan keputusan berbasis data, dan penggunaan tools operasional.

Beberapa manfaat yang bisa kamu rasakan antara lain:

Lebih siap masuk dunia kerja: Kamu sudah terbiasa memahami alur kerja operasional, analisis masalah, hingga evaluasi kinerja. Hal ini membuat adaptasi di lingkungan kerja jadi lebih cepat.
Skill relevan dengan kebutuhan industri: Tools seperti KPI, flow chart, software manajemen proyek, hingga sistem berbasis data adalah skill yang banyak dicari perusahaan. Skill ini bisa digunakan di berbagai bidang industri.
Unggul saat magang dan kerja pertama: Mahasiswa yang terbiasa menggunakan tools operasional biasanya lebih cepat dipercaya mengerjakan tugas nyata. Ini jadi nilai tambah saat magang maupun rekrutmen kerja.

Di Jurusan Manajemen Universitas Cakrawala, mahasiswa tidak hanya belajar konsep manajemen, tetapi juga mempelajari dan menggunakan berbagai tools manajemen operasional yang relevan dengan kebutuhan dunia kerja saat ini.

Kamu akan mempelajari berbagai strategi, proses, dan praktik pengelolaan organisasi maupun bisnis, dengan cakupan bidang:

Manajemen keuangan
Manajemen sumber daya manusia (SDM)
Manajemen pemasaran digital
Strategi bisnis
Kepemimpinan dan pengambilan keputusan berbasis data dan teknologi

Masa studi di Universitas Cakrawala dirancang lebih praktis, yaitu 3 tahun kuliah dan 1 tahun kerja praktik di industri. Kurikulumnya berbasis kebutuhan industri, sehingga mahasiswa tidak hanya belajar teori, tetapi juga praktik yang aplikatif menggunakan tools yang umum dipakai perusahaan.

Seluruh materi pembelajaran didukung Learning Management System (LMS) dan berbagai tools manajemen profesional, seperti Microsoft Office, ERP, CRM, SPSS, hingga HRIS. Ditambah lagi, Universitas Cakrawala memiliki program penyaluran kerja dengan jaringan lebih dari 1.000 perusahaan mitra serta program penyaluran kerja, sehingga peluang karier setelah lulus jadi lebih terbuka.

Banner-Manajemen

FAQ (Frequently Asked Questions)

1. Apakah tools manajemen operasional cuma dipakai di perusahaan besar?

Tidak. Tools manajemen operasional tidak hanya digunakan oleh perusahaan besar, tetapi juga oleh UMKM, startup, hingga bisnis jasa skala kecil.

Bahkan tools sederhana seperti flow chart, checklist, dan spreadsheet (Microsoft Excel atau Google Sheets) sudah termasuk bagian dari manajemen operasional.

Di perusahaan kecil, tools ini membantu menyusun alur kerja agar lebih rapi dan konsisten. Sementara di perusahaan besar, tools operasional digunakan untuk mengelola proses yang lebih kompleks dan melibatkan banyak tim.

2. Tools apa yang sering dipakai untuk mengukur kinerja operasional?

Untuk mengukur kinerja operasional, perusahaan biasanya menggunakan Key Performance Indicator (KPI) sebagai indikator utama. KPI bisa berupa target produksi, waktu penyelesaian kerja, tingkat kesalahan, atau kepuasan pelanggan.

Pengukuran KPI ini dibantu oleh berbagai tools, seperti:

Spreadsheet (Excel atau Google Sheets)
Dashboard software manajemen proyek
Sistem ERP atau CRM

Dengan tools tersebut, perusahaan bisa memantau apakah proses operasional sudah berjalan sesuai target atau perlu perbaikan.

3. Bagaimana tools operasional membantu dalam pengambilan keputusan?

Tools operasional membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan data yang jelas dan terukur, bukan sekadar perkiraan.

Alat seperti Pareto Chart, Scatter Diagram, dan Control Chart membantu perusahaan melihat pola masalah dan menentukan prioritas perbaikan.

Selain itu, software manajemen operasional memungkinkan manajer memantau progres kerja secara real-time. Dengan data ini, keputusan yang diambil menjadi lebih objektif, cepat, dan berbasis fakta, sehingga risiko kesalahan bisa diminimalkan.

Langkah Awal Jadi Profesional Siap Kerja Ada di Sini!

Dari berbagai tools yang sudah dibahas, bisa dilihat kalau kemampuan mengatur proses kerja, menjaga kualitas, dan mengambil keputusan berbasis data jadi skill penting di hampir semua industri. Nggak heran kalau skill ini semakin banyak dicari perusahaan saat ini.

Kalau kamu ingin punya peluang karier yang luas dan nggak terbatas di satu bidang saja, Jurusan Manajemen Universitas Cakrawala bisa jadi pilihan yang tepat. Program ini dirancang dengan pendekatan praktis, jadi kamu nggak cuma paham teori, tapi juga terbiasa menggunakan tools manajemen yang relevan dengan dunia kerja.

Keunggulan yang bisa kamu dapatkan di Universitas Cakrawala:

Program Penyaluran Kerja dengan dukungan jaringan lebih dari 1.000 perusahaan mitra, mulai dari logistik, FMCG, manufaktur, teknologi, hingga konsultan bisnis.
Magang sejak semester pertama, supaya kamu bisa membangun pengalaman dan portofolio di bidang operasional lebih awal.
Kurikulum berbasis industri, fokus pada proses bisnis, manajemen operasional, dan pengambilan keputusan berbasis data.
Dosen praktisi, dengan pengalaman bertahun-tahun di dunia kerja, sehingga pembelajaran lebih aplikatif dan relevan.

Yuk, mulai langkah kariermu dari sekarang. Kamu bisa tanya-tanya gratis atau langsung daftar di Universitas Cakrawala dan siapkan diri untuk masa depan karier yang lebih siap dan menjanjikan!