Virtual assistant menjadi salah satu profesi yang paling banyak dicari oleh perusahaan besar dan kecil saat ini. Dengan terus berkembangnya teknologi, beberapa tugas kantor bisa dilakukan dari jarak jauh, terutama ketika tren kerja remote muncul.

Pekerjaan ini dianggap sebagai pekerjaan online paling menguntungkan karena bayarannya bisa mencapai Rp 87 juta perbulan. Oleh karena itu, banyak orang yang ingin menjadi virtual assistant.

Akan tetapi, untuk menjadi virtual assistant bukan perihal yang mudah, karena membutuhkan skill dalam banyak bidang, seperti komunikasi, administrasi, bisnis, manajemen, dan sebagainya.

Berikut penjelasan selengkapnya mengenai pengertian dari virtual assistant beserta kelebihan dan kekurangannya. Simak terus artikelnya hingga akhir, ya!

Apa itu Virtual Assistant?

Seperti namanya, virtual assistant merupakan pekerjaan yang dilakukan secara online. Tugas virtual assistant yaitu membantu untuk mengerjakan tugas seperti pengolahan data, penulisan dan penyuntingan dokumen, penanganan panggilan telepon, membuat manajemen jadwal, pengelolaan email, dan tugas-tugas administratif lainnya.

Seorang virtual assistant bisa bekerja secara mandiri maupun dalam tim, dan menggunakan teknologi komunikasi digital untuk berinteraksi dengan klien dan menjalankan berbagai pekerjaan yang diberikan.

Pada dasarnya, virtual assistant ini sama seperti asisten pada umumnya. Namun dengan perkembangan teknologi bisa melakukannya secara online. Status virtual assistant di perusahaan biasanya karyawan. Akan tetapi banyak juga yang menggunakan pekerja lepas atau freelance.

Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant

Assistant virtual memiliki tugas dan tanggung jawab penuh terhadap kebutuhan klien atau perusahaan. Namun mereka biasanya memiliki tugas dan tanggung jawab dasar seperti:

Pekerjaan Administratif

Beberapa pekerjaan administratif menjadi tanggung jawab virtual assistant seperti mengatur jadwal, mengelola email, menjawab panggilan telepon, membuat janji, dan lain-lain.

Pembukuan

Virtual assistant juga bertanggung jawab atas segala pembukuan dari perusahaan. Mereka akan sering membantu dalam memproses pembayaran, memeriksa pengeluaran, memverifikasi gaji, dan membuat laporan.

Entri Data

Virtual assistant bertugas membantu klien atau perusahaan mengenai entri data. Mereka akan bertanggung jawab untuk mengumpulkan data, memeriksa keakuratan, dan menghapus data yang tidak perlu.

Manajemen Media Sosial

Seorang virtual assistant juga harus bisa mengelola media sosial untuk membantu klien dalam memelihara kehadirannya di berbagai platform media sosial. Beberapa tugas bisa dilakukan seperti membuat konten, membalas komentar, menyapa followers, dan menentukan jadwal posting konten.

Mengelola Email

Virtual assistant juga harus bisa mengelola email, baik email bisnis maupun email pribadi. Mereka bertanggung jawab untuk mengecek semua email yang masuk dan memilahnya. Jika dirasa penting, maka langsung infokan kepada klien.

Melayani Pelanggan

Tugas virtual assistant selanjutnya yaitu melayani pelanggan. Hal ini melibatkan penggunaan keterampilan komunikasi yang baik untuk menjawab beberapa pertanyaan, mencari informasi, serta mengelola pesan dari pelanggan.

Kelebihan Virtual Assistant

Virtual assistant akan membantu klien atau perusahaan untuk menghemat waktu dan uang serta mengurangi beban pekerjaan mereka. Virtual assistant dianggap sebagai pilihan efisien daripada karyawan lainnya. Berikut beberapa kelebihan dari virtual assistant.

1. Dapat Menyelesaikan Tugas secara Cepat

Seorang virtual assistant dapat menyelesaikan berbagai tugas dengan cepat. Hal ini meliputi beberapa pekerjaan sebagai asisten karena mereka memiliki basic ilmu dan pengetahuan yang mumpuni.

2. Menyediakan Bantuan Tambahan

Virtual assistant membantu klien atau perusahaan yang tidak memiliki karyawan tetap dengan menyediakan bantuan tambahan. Hal ini tentu memberikan fleksibilitas bagi klien atau perusahaan jika membutuhkan bantuan yang sifatnya mendadak.

3. Menyelesaikan Tugas dengan Tingkat Keahlian yang Tinggi

Virtual assistant biasanya memiliki keahlian yang tinggi dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Hal ini bisa terjadi karena seorang virtual assistant memiliki latar belakang pendidikan yang baik, dengan skill dan pengetahuan yang terasah, sehingga berbagai pekerjaan bisa diselesaikan dengan tingkat keahlian yang tinggi.

4. Menyediakan Bantuan dengan Biaya yang Lebih Rendah

Saat ini banyak perusahaan yang ingin memiliki bantuan untuk menangani pekerjaan namun dengan pengeluaran biaya yang rendah. Virtual assistant menjadi pilihan yang tepat karena biayanya yang lebih rendah dibandingkan dengan menyewa karyawan penuh waktu. Dengan begitu, perusahaan bisa menghemat biaya dan waktu dengan mengelola tugas-tugasnya agar bisa diselesaikan dengan baik.

Kekurangan Virtual Assistant

1. Tidak Hadir secara Fisik

Salah satu kekurangan virtual assistant yaitu tidak hadir secara fisik di tempat kerja dan hanya bisa bertemu secara online melalui telepon. Hal ini bisa menjadi kendala bagi klien atau perusahan yang membutuhkan bantuan secara langsung.

2. Berpotensi Mengalami Kendala Komunikasi

Dengan tidak hadirnya di kantor, maka virtual assistant bisa diakses secara online atau melalui telepon. Hal ini berpotensi untuk mengalami kendala komunikasi jika virtual assistant tidak memahami apa yang diinstruksikan dan dapat menjadi suatu permasalahan dalam pekerjaan.

3. Tidak dapat Memberikan Respon secara Langsung

Virtual assistant tidak bisa memberikan respon secara langsung, terlebih jika mereka sedang mengerjakan tugas lain. Hal ini tentu bisa menjadi masalah bagi perusahaan jika ingin membutuhkan bantuan pekerjaan secara cepat.

4. Tidak Memberikan Feedback secara Langsung

Tidak hadirnya secara fisik di kantor memang cukup berdampak signifikan. Salah satunya yaitu tidak dapat memberikan feedback secara langsung. Ketika tugas tidak sesuai, maka klien harus mengirimkan instruksi kembali melalui pesan teks yang bisa menghambat pekerjaan.

Itulah informasi singkat mengenai pengertian dari virtual assistant beserta tugas, kelebihan, dan kekurangannya. Secara garis besar, virtual assistant merupakan seorang profesional yang memberikan dukungan pekerjaan secara jarak jauh untuk menyelesaikan berbagai tugas seperti administratif, operasional, hingga layanan pelanggan bagi klien dan perusahaan.

Bagi kamu yang berminat untuk menjadi seorang virtual assistant, tentu membutuhkan beberapa keterampilan yang tidak mudah. Oleh karena itu, kamu harus memilih untuk menempuh pendidikan terbaik, salah satunya dengan kuliah di Cakrawala University.

Di program studi Sistem dan Teknologi Informasi Cakrawala University, kamu akan mempelajari segala hal tentang virtual assistant, mulai dari konsep dasar hingga pengembangan dan implementasinya.

Dengan bergabung di Cakrawala University, kamu memiliki kesempatan untuk membangun jaringan yang lebih luas, sehingga siap untuk menjadi seorang virtual assistant yang handal. Segera bergabung dengan Cakrawala University dan raih mimpimu bersama kami!

Apa Itu Virtual Assistant, Kelebihan dan Kekurangannya